Cette fonction est au cœur du dispositif d’un CRM, elle permet d’enregistrer l’ensemble des informations relatives à un contact (une personne) ou un compte (une entreprise). L’avantage étant qu’elle nécessite peu d’informations au début du processus de vente dans un souci d’efficacité mais qu’elle offre la possibilité de compléter ensuite lorsque cela est nécessaire (par exemple avec les informations de facturation).
Certains CRM vont encore plus loin puisqu’ils sont capables de proposer de nombreuses fonctionnalités comme enregistrer les échanges d’emails, les comptes rendus de rendez-vous physiques ou téléphoniques, les retours d’une campagne emailing ou encore les contrats signés.
6 PRINCIPAUX ENJEUX DE LA FONCTION « COLLECTER »
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Facilité de prise en main
Les équipes commerciales sont souvent réfractaires à l’utilisation d’un outil informatique. Plus la saisie est simple, voir ludique, plus l’appropriation sera rapide.
C’est le cas de « You don’t need a crm », « PipeDrive » ou « Simple CRM ». Cependant, ces outils sont souvent limités sur les autres fonctionnalités, il y a donc un vrai choix à effectuer.
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Capacité à ajouter des données spécifiques
Pour répondre aux besoins de l’entreprise, la fonction collecter permet d’ajouter des données spécifiques à votre environnement. Vous avez par exemple la possibilité de repérer une catégorie de prospects à qui faire une offre adaptée.
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Ergonomie
Ce qu’on appelle également « l’expérience utilisateur » devient un fossé de génération entre les logiciels les plus récents et les plus anciens qui n’ont pas encore fait l’effort d’évoluer.
PipeDrive, ZohoCRM ou Hubspot CRM sont des exemples à suivre en termes d’ergonomie. Ils se font remarquer par leurs qualités graphiques et leurs facilités de prise en main.
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Sécurité
L’ensemble des informations que vous possédez sur vos prospects et vos clients a une véritable valeur pour l’entreprise. Quelles conséquences si vous perdiez ces informations ? Combien vos concurrents seraient prêts à payer pour avoir votre base de clients ?
Il est donc important de vérifier que l’éditeur CRM a pris les mesures nécessaires que ce soit en termes de fréquence des sauvegardes ou au niveau de la protection de vos accès.
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Gestion documentaire
Combien de temps passez-vous à rechercher des informations au sujet de vos clients ? Un sondage a mis en évidence que les commerciaux passent plus de 30 % de leur temps à rechercher des documents.
La centralisation des données au sein du logiciel vous offre une meilleure organisation et ainsi améliore votre productivité. Elle peut vous permettre par exemple de gérer vos modèles de documents afin d’éviter qu’un contrat soit signé avec un ancien prix ou une version obsolète des CGV.
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Liens avec les réseaux sociaux
L’accès direct aux réseaux sociaux est également un atout. Pratique et rapide, il vous permet de connaitre en un seul clic les dernières actualités d’un prospect grâce à ses pages LinkedIn, Facebook ou Twitter.
Les 7 autres fonctions principales d’un CRM
Collecter – Prospecter – Vendre – Administrer les ventes – Satisfaire les clients – Collaborer – Piloter – Communiquer
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