La fonction d’administration des ventes prend en charge le volet financier du cycle de vente.
Celui-ci commence par la rédaction du devis qui deviendra une facture par la suite, et enfin par l’enregistrement du règlement au sein du logiciel comptable de l’entreprise ou dans un cabinet d’expertise comptable.
Si le CRM doit être mis en place dans une entreprise qui possède déjà une solution d’administration des ventes, 4 solutions sont possibles :
- Maintenir le système existant et prévoir des transferts d’informations de manière manuelle, ce qui peut entraîner des erreurs et une surcharge de travail
- Maintenir le système existant et prévoir des transferts automatiques, cependant il faudra vérifier que c’est possible. Sachez tout de même que le coup de mise en œuvre peut être important si cette interface n’a pas été prévue par les 2 éditeurs
- Remplacer le système existant par une solution CRM qui comprend également la partie administration des ventes
- Remplacer le système d’administration des ventes par une nouvelle solution qui sache communiquer facilement avec la solution CRM sélectionnée
La décision sera à prendre en fonction de la vétusté de l’ancien logiciel d’administration des ventes et des volumes d’échanges à prévoir.
LES 6 PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS LIÉES A L’ADMINISTRATION DES VENTES
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Élaborer les devis
Cette fonction peut être nécessaire suivant l’activité de l’entreprise. Si elle est utilisée, elle nécessite d’alimenter un catalogue de produits et de services. Certains logiciels offrent la possibilité de calculer automatique la marge du devis ce qui est un gain de temps et une sécurité appréciable.
Pour les entreprises qui ont des devis compliqués (par exemple dans le BTP) il faudra vérifier que la solution retenue saura gérer l’ensemble des besoins.
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Élaborer les factures
Cette fonction est généralement proche de la fonctionnalité « devis ». Elle doit permettre de transformer un devis en facture ou bien une ancienne facture en avoir, sans perdre du temps et risquer des erreurs en ressaisie.
Si des ventes à l’étranger sont prévues, il faut veiller à ce que la solution soit en mesure de gérer la réglementation du pays destinataire et éventuellement les documents douaniers.
Enfin, si le logiciel doit effectuer des fonctions de caisse (gestion d’argent liquide), l’éditeur doit certifier sa conformité à la nouvelle réglementation des logiciels de caisse à partir de janvier 2018.
Pour en savoir plus www.service-public.fr/professionnels-entreprises/actualites/A10279
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Élaborer les avoirs
Cette fonction est proche de la précédente. Lorsqu’une facture est comptabilisée, elle ne peut plus être modifiée, il faudra alors créer un avoir, suivi d’une nouvelle facture.
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Gérer les abonnements de facturation
Certains CRM sont capables de gérer des contrats d’abonnements en générant automatiquement des factures prédéfinies suivant la périodicité souhaitée.
Pour les entreprises qui gèrent un grand nombre de contrats d’abonnements (c’est le cas des éditeurs de logiciels ou des entreprises de maintenance), c’est un gain de productivité et une diminution du risque d’erreurs très appréciable.
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Enregistrer et suivre les règlements
La fonction d’enregistrement des règlements des clients, puis l’envoi des factures, permet d’avoir une vision claire des retards de paiement et d’en informer le commercial.
En général, les CRM savent générer les différents courriers et mails de relances qui peuvent être envoyés dès que la date d’échéance est dépassée. C’est un moyen de mieux gérer la trésorerie de l’entreprise qui est toujours un sujet critique.
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Comptabiliser
Cette fonction permet, tous les mois ou tous les trimestres d’exporter les informations financières (factures, avoirs, règlements) vers le logiciel comptable de l’entreprise ou du cabinet d’expertise comptable. Il est donc très important de vérifier la compatibilité de format d’échanges entre le CRM et les logiciels de comptabilité.
Les 7 autres fonctions principales d’un CRM
Collecter – Prospecter – Vendre – Administrer les ventes – Satisfaire les clients – Collaborer – Piloter – Communiquer